Carte bancaire professionnelle

La carte bancaire professionnelle présente plusieurs avantages en lien avec la simplification de la gestion des frais professionnels.

1. Éviter les avances de frais par les salariés

La carte bancaire professionnelle permet aux salariés et aux dirigeants de ne pas utiliser leur carte bancaire personnelle pour régler des achats professionnels. Parmi les frais professionnels les plus souvent avancés par les salariés, on compte :

• Les frais de transport (essence, taxi, billets d'avion, etc.)
• Les frais de bouche (restaurant, vente à emporter, etc.)
• Le matériel de bureau (papeterie, meubles, fournitures)
• Les frais informatiques (ordinateur, licences de logiciels, etc.)
• Les frais de communication (téléphone et abonnement)

Ces dépenses professionnelles avancées par les salariés font l’objet de notes de frais pour être remboursées par l’entreprise le mois suivant. Il s’agit d’une avance de trésorerie importante faite par le salarié au bénéfice de l’entreprise pouvant atteindre plusieurs centaines d’euros chaque mois. Ceci  pénalise donc fortement le budget personnel du salarié.

Ainsi, la carte bancaire professionnelle évite de pénaliser le budget personnel des salariés et améliore leurs conditions de travail.

2. Simplification administrative et comptable

Les cartes professionnelles suppriment purement et simplement les notes de frais. Cela fait gagner un temps important aux salariés qui n’ont plus à remplir un formulaire de notes de frais chaque mois. Cela représente également un gain de temps pour les comptables et assistants administratifs qui n’ont plus à traiter ces formulaires. Les tâches supprimées sont :

• La collecte des reçus papier (note de restaurant, reçu bancaire, etc.)
• La transposition des frais professionnels dans une note de frais (tableur)
• L’impression du formulaire de notes de frais en joignant les reçus
• La vérification et le traitement comptable des notes de frais
• Le remboursement du salarié par l’entreprise par virement bancaire

On estime l’économie globale de la suppression des notes de frais à 50 € par mois et par salarié.

Grâce à une carte bancaire professionnelle, le compte bancaire de l’entreprise est prélevé directement, les reçus sont numérisés grâce au smartphone du salarié et les écritures comptables sont générées automatiquement. Il n’y a donc plus de traitement administratif et comptable manuel.

3. Augmentation de la fiabilité des informations

La gestion des frais pros avec une carte bancaire professionnelle supprime les problèmes de fiabilité des données en supprimant les tâches manuelles. Les oublis et erreurs les plus courants sont :

• L’oubli de collecte des reçus par les salariés
• La perte et la détérioration des reçus
• Les erreurs de calcul des frais professionnels (totaux, TVA, etc.)
• Les erreurs comptables (pré-saisie des montants à partir des reçus)
• Les oublis de remboursement

La carte bancaire professionnelle supprime les tâches manuelles. L'application mobile permet en plus de numériser les documents papier comme les reçus ce qui évite les erreurs ainsi que les oublis. Les calculs et les écritures comptables étant générées automatiquement, les risques d’erreurs de report sont également supprimés.

4. Contrôle des dépenses professionnelles

La mise en place de frais professionnels ouvre la porte à plus de flexibilité, mais aussi à des dérives. Il peut arriver que des frais soient remboursés alors qu’ils dépassent les besoins stricts de l’entreprise (restaurants luxueux et trop fréquents par exemple).

La centralisation de l’information et des données relatives aux frais professionnels permet d’assurer un suivi complet des dépenses et de détecter rapidement les dérives. Les dépenses d’une carte professionnelle sont identifiées, catégorisées et peuvent déclencher des alertes.

L’utilisation de la carte bancaire peut ainsi être restreinte à certaines catégories de dépenses (bureautique, logiciels, essences par exemple). Les retraits d'espèces dans les distributeurs (DAB) ou les paiements sur Internet peuvent être également restreints.

Enfin, les plafonds de frais professionnels peuvent être ajustés simplement de manière globale, par département ou individuellement.

5. Augmentation de la sécurité

La sécurité des transactions et des données est assurée par un système d’information centralisé. La carte bancaire professionnelle ajoute ainsi les points de sécurité suivants dans l’entreprise :

• La détection automatique d'utilisation frauduleuse de la carte
• Le blocage de la carte en cas de perte ou de vol
• La restriction des dépenses à certaines catégories d’achats ou certains commerçants
• La numérisation des reçus pour éviter la perte d'information
• La transmission cryptée des écritures comptables au logiciel de comptabilité
• La réinitialisation du code PIN des cartes bancaires des salariés
• La réinitialisation du code confidentiel de l'espace salarié
• La suspension des paiements à l’étranger
• La création de cartes virtuelles temporaires pour les achats sur Internet

Ainsi, les achats des employés ainsi que l’entreprise sont protégés à chaque instant des fraudes et des mauvaises pratiques intentionnelles ou non.

6. Fidélisation des salariés

Donner une carte bancaire à un salarié implique de lui donner plus de confiance, de flexibilité et de responsabilité. Ces trois points sont des vecteurs importants de la fidélisation des salariés dans l'entreprise.

Des salariés plus fidèles et plus impliqués ont quant à eux un impact positif à moyen long terme sur les performances financières de l’entreprise.

7. Protéger les salariés et le matériel avec des assurances

Une carte professionnelle s'accompagne généralement d'assurances intéressantes comme l'assurance voyage ou la protection des achats et du matériel nomade (téléphone et ordinateur portable).

Une assurance voyage permet de couvrir le salarié en déplacement à l'étranger. En cas de retard ou d'annulation de vol par exemple, le billet peut être remboursé ou une compensation peut être offerte. L'assurance voyage comprend également le rapatriement, l'hospitalisation d'urgence et la responsabilité civile à l'étranger.

La protection des achats est également intéressante dans une entreprise. Elle couvre les achats informatiques par exemple et permet parfois d'étendre la garantie constructeur des équipements les plus sollicités.

Une carte bancaire professionnelle fonctionne de manière similaire à une carte bleue pour les particuliers. Chaque paiement par carte bancaire est contrôlé par l’émetteur de la carte puis, si l’opération est autorisée, le compte bancaire de l’entreprise est débité et celui du marchand est crédité. Une carte professionnelle peut être une carte à débit immédiat ou différé, mais rarement une carte de crédit.

La carte bancaire professionnelle est nominative c'est-à-dire que le nom du salarié figure sur celle-ci en tant que titulaire de la CB. Cela permet d’identifier la personne qui réalise le paiement, mais cela ne signifie pas que le salarié est titulaire du compte bancaire.

La différence principale entre une carte de paiement personnelle et une carte professionnelle se situe dans les fonctionnalités de contrôle et d'administration de la carte. En effet, les autorisations et les capacités de chaque carte salarié sont contrôlées avec un logiciel en ligne (SaaS). Il permet de définir les plafonds des cartes et les catégories de dépenses autorisées par exemple. Ce sont autant de points de contrôle qui s'additionnent aux contrôles classiques (limites de paiement sans contact et solde du compte) lors de chaque paiement.

Une carte bancaire professionnelle s’active grâce à son numéro constitué de 16 chiffres. À la réception de la carte bancaire physique, le salarié ouvre son application mobile et renseigne tout ou partie du numéro de la carte bancaire pour prouver qu’il en est en possession.

Une fois la carte activée dans l’application, elle peut être utilisée sans délai pour régler un achat professionnel.

Pour obtenir une carte Business vous devez choisir l’offre pour les pros qui vous convient le plus dans la liste ci-dessus. Cliquez ensuite sur “voir le site” ce qui vous redirigera vers le site ainsi que le formulaire pour ouvrir un compte bancaire professionnel.

Les cartes Business sont disponibles dans les trois types d'établissements classiques :

• Les banques traditionnelles comme BNP Paribas, Société Générale et le LCL
• Les banques en ligne comme Boursorama Banque, Fortuneo et Hello bank!
• Les néobanques comme Qonto, Shine et Anytime

Une carte bancaire professionnelle est généralement gratuite pour un auto-entrepreneur ou un freelance. Pour les entreprises ayant plus de besoins (contrôle des frais, gestion des salariés, dépôt de capital, etc.), une carte professionnelle peut coûter entre 10€ et 30€ par mois et par salarié.

Les cartes bancaires professionnelles sont assez variées

La carte corporate ou carte d’entreprise

Aussi appelée carte d’entreprise ou carte Business, il s’agit d’une carte bancaire liée à :

• un compte courant professionnel permettant le dépôt de capital
• un compte courant classique dédié exclusivement à une activité professionnelle (dans le cas d'une micro-entreprise)

Les cartes corporate permettent d’effectuer tous les achats professionnels sans limites ni restriction. Elles sont les plus proches des cartes bancaires pour les particuliers parmi toutes les cartes professionnelles.

La carte essence

La carte essence est une carte professionnelle qui est destinée exclusivement à effectuer les pleins d’essence dans les stations-service, et ce, pour le véhicule utilisé dans le cadre professionnel uniquement.

La carte titre restaurant

La carte titre restaurant remplace les titres restaurant (chèques restaurants) pour partager les frais de déjeuner entre employeur et salariés. Le salarié utilise ainsi sa carte restaurant pour régler son déjeuner au centime prêt.

Page mise à jour le 03 septembre 2022