Quel est l’intérêt d’une carte de paiement professionnelle ?
La carte bancaire professionnelle présente plusieurs avantages en lien avec la simplification de la gestion des frais professionnels.
1. Éviter les avances de frais par les salariés
La carte bancaire professionnelle permet aux salariés et aux dirigeants de ne pas utiliser leur carte bancaire personnelle pour régler des achats professionnels. Parmi les frais professionnels les plus souvent avancés par les salariés, on compte :
- Les frais de transport (essence, taxi, billets d'avion, etc.)
- Les frais de bouche (restaurant, vente à emporter, etc.)
- Le matériel de bureau (papeterie, meubles, fournitures)
- Les frais informatiques (ordinateur, licences de logiciels, etc.)
- Les frais de communication (téléphone et abonnement)
Ces dépenses professionnelles avancées par les salariés font l’objet de notes de frais pour être remboursées par l’entreprise le mois suivant. Il s’agit d’une avance de trésorerie importante faite par le salarié au bénéfice de l’entreprise pouvant atteindre plusieurs centaines d’euros chaque mois. Ceci pénalise donc fortement le budget personnel du salarié.
Ainsi, la carte bancaire professionnelle évite de pénaliser le budget personnel des salariés et améliore leurs conditions de travail.
2. Simplification administrative et comptable
Les cartes professionnelles suppriment purement et simplement les notes de frais. Cela fait gagner un temps important aux salariés qui n’ont plus à remplir un formulaire de notes de frais chaque mois. Cela représente également un gain de temps pour les comptables et assistants administratifs qui n’ont plus à traiter ces formulaires. Les tâches supprimées sont :
- La collecte des reçus papier (note de restaurant, reçu bancaire, etc.)
- La transposition des frais professionnels dans une note de frais (tableur)
- L’impression du formulaire de notes de frais en joignant les reçus
- La vérification et le traitement comptable des notes de frais
- Le remboursement du salarié par l’entreprise par virement bancaire
On estime l’économie globale de la suppression des notes de frais à 50 € par mois et par salarié.
Grâce à une carte bancaire professionnelle, le compte bancaire de l’entreprise est prélevé directement, les reçus sont numérisés grâce au smartphone du salarié et les écritures comptables sont générées automatiquement. Il n’y a donc plus de traitement administratif et comptable manuel.
3. Augmentation de la fiabilité des informations
La gestion des frais pros avec une carte bancaire professionnelle supprime les problèmes de fiabilité des données en supprimant les tâches manuelles. Les oublis et erreurs les plus courants sont :
- L’oubli de collecte des reçus par les salariés
- La perte et la détérioration des reçus
- Les erreurs de calcul des frais professionnels (totaux, TVA, etc.)
- Les erreurs comptables (pré-saisie des montants à partir des reçus)
- Les oublis de remboursement
La carte bancaire professionnelle supprime les tâches manuelles. L'application mobile permet en plus de numériser les documents papier comme les reçus ce qui évite les erreurs ainsi que les oublis. Les calculs et les écritures comptables étant générées automatiquement, les risques d’erreurs de report sont également supprimés.
4. Contrôle des dépenses professionnelles
La mise en place de frais professionnels ouvre la porte à plus de flexibilité, mais aussi à des dérives. Il peut arriver que des frais soient remboursés alors qu’ils dépassent les besoins stricts de l’entreprise (restaurants luxueux et trop fréquents par exemple).
La centralisation de l’information et des données relatives aux frais professionnels permet d’assurer un suivi complet des dépenses et de détecter rapidement les dérives. Les dépenses d’une carte professionnelle sont identifiées, catégorisées et peuvent déclencher des alertes.
L’utilisation de la carte bancaire peut ainsi être restreinte à certaines catégories de dépenses (bureautique, logiciels, essences par exemple). Les retraits d'espèces dans les distributeurs (DAB) ou les paiements sur Internet peuvent être également restreints.
Enfin, les plafonds de frais professionnels peuvent être ajustés simplement de manière globale, par département ou individuellement.
5. Augmentation de la sécurité
La sécurité des transactions et des données est assurée par un système d’information centralisé. La carte bancaire professionnelle ajoute ainsi les points de sécurité suivants dans l’entreprise :
- La détection automatique d'utilisation frauduleuse de la carte
- Le blocage de la carte en cas de perte ou de vol
- La restriction des dépenses à certaines catégories d’achats ou certains commerçants
- La numérisation des reçus pour éviter la perte d'information
- La transmission cryptée des écritures comptables au logiciel de comptabilité
- La réinitialisation du code PIN des cartes bancaires des salariés
- La réinitialisation du code confidentiel de l'espace salarié
- La suspension des paiements à l’étranger
- La création de cartes virtuelles temporaires pour les achats sur Internet
Ainsi, les achats des employés ainsi que l’entreprise sont protégés à chaque instant des fraudes et des mauvaises pratiques intentionnelles ou non.
6. Fidélisation des salariés
Donner une carte bancaire à un salarié implique de lui donner plus de confiance, de flexibilité et de responsabilité. Ces trois points sont des vecteurs importants de la fidélisation des salariés dans l'entreprise.
Des salariés plus fidèles et plus impliqués ont quant à eux un impact positif à moyen long terme sur les performances financières de l’entreprise.
7. Protéger les salariés et le matériel avec des assurances
Une carte professionnelle s'accompagne généralement d'assurances intéressantes comme l'assurance voyage ou la protection des achats et du matériel nomade (téléphone et ordinateur portable).
Une assurance voyage permet de couvrir le salarié en déplacement à l'étranger. En cas de retard ou d'annulation de vol par exemple, le billet peut être remboursé ou une compensation peut être offerte. L'assurance voyage comprend également le rapatriement, l'hospitalisation d'urgence et la responsabilité civile à l'étranger.
La protection des achats est également intéressante dans une entreprise. Elle couvre les achats informatiques par exemple et permet parfois d'étendre la garantie constructeur des équipements les plus sollicités.
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